Description et responsabilités générales du poste

**THE ENGLISH POSTING FOLLOWS**

Description de l'emploi:

Dans votre rôle, vous devrez:

- Gérer le calendrier exécutif et la boîte aux lettres et le tenir à jour

- Gérer les activités quotidiennes et déterminer les questions importantes concernant les informations requises.

- Organiser des réunions internes, événements occasionnels et préparer le matériel nécessaire.

- Classer régulièrement les documents dans les dossiers/fichiers appropriés

- Au nom du directeur et des gestionnaires, le cas échéant, vous communiquerez avec la haute direction et d'autres organisations.

- faire suivre des communications importantes de l’entreprise à l'équipe

- Coordonner les voyages pour l'équipe par l'intermédiaire des agents de voyage ainsi que la gestion des notes de frais.

- Tenir à jour le planificateur de vacances de l'équipe et l'enregistrement des feuilles de temps dans le système pour les employés directs et indirects.

- Préparer et consolider les documents financiers et préparer tous les types de documents (correspondance, rapports, notes de service, etc.) dans les styles et formats requis.

- Mettre à jour les organigrammes.

- Gérer/distribuer le courrier entrant/sortant.

- Appui à l'organisation d'activités sociales.

- Rédiger la correspondance interne et externe en français et en anglais. Il vous sera demandé d'aider aux activités liées à la consolidation et à la préparation du budget du département.

- Participer au processus d'accueil des nouveaux employés.

- Créer et maintenir divers rapports liés aux ressources humaines.

De plus, ce rôle est très orienté client. Le candidat sélectionné sera appelé à travailler en collaboration avec des collègues afin de :

- Soutenir le directeur dans la présidence des réunions en établissant l'ordre du jour, en rassemblant et en préparant le dossier d'information, en capturant les actions/décisions et le suivi, et en participant aux réunions,

- Soutenir l'équipe de livraison pour les lettres d'invitation des clients, les documents nécessaires aux arrivées des clients.

- Assurer le bon fonctionnement de centre de livraison en soutenant les membres de l’Expérience Clients

En tant que Candidat idéal:

  • Vous avez un diplôme d’études collégiales dans un domaine pertinent.
  • Vous avez un minimum de cinq (5) ans d'expérience pertinente.
  • Vous avez d'excellentes compétences en communication tant à l'oral qu'à l'écrit en français et en anglais.
  • Vous avez une excellente connaissance de SAP, G Suite, Outlook et MS office (Word, Excel, Power Point)
  • Vous devez avoir l’esprit d'équipe, être reconnu pour votre dynamisme, vos solides relations interpersonnelles, ainsi que vos capacités de jugement et d'organisation.
  • Vous avez la capacité d'évaluer et de gérer les priorités de l'entreprise.
  • De solides compétences interpersonnelles sont obligatoires - un degré élevé d'interaction avec les équipes fonctionnelles internes et centrales sera nécessaire pour suivre différentes initiatives.
  • Aimer travailler dans un environnement dynamique, parfois dans de courts délais.
  • Ingénieux et persévérant – capable de trouver les données/sources d'information nécessaires, à l'aise avec la recherche indépendante et l'effort collaboratif.
  • Avoir une compréhension des opérations et développement d'aéronefs serait un atout.

Cet emploi requiert d'être consciencieux aux risques potentiels de non-conformité et un engagement à agir avec intégrité, ceci étant la fondation du succès de la Compagnie, sa réputation et sa croissance durable.

L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire.

Airbus Canada souscrit au principe d'équité en matière d'emploi et encourage les femmes, les autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles à soumettre leurs candidatures.

POSTULER

En soumettant votre CV ou votre candidature, vous consentez à ce qu'Airbus utilise et stocke des informations vous concernant à des fins de suivi concernant votre candidature ou votre futur emploi. Ces informations ne seront utilisées que par Airbus.
Airbus s'engage à atteindre la diversité de la main-d'œuvre et à créer un environnement de travail inclusif. Nous accueillons toutes les candidatures indépendamment de l'origine sociale et culturelle, de l'âge, du sexe, du handicap, de l'orientation sexuelle ou des convictions religieuses.
Airbus est, et a toujours été, engagé en faveur de l'égalité des chances pour tous. En tant que tel, nous ne demanderons jamais aucun type d'échange monétaire dans le cadre d'un processus de recrutement. Toute usurpation d'identité d'Airbus doit être signalée à emsom@airbus.com.

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Job description:

In your role, you will:

  • Manage Executive Calendar and mailbox and keeping it up to date
  • Manage daily activities and determine important matters regarding the incoming information.
  • Organizing internal meetings, occasional events and prepare necessary material.
  • Regularly file documents in appropriate folders/files
  • On behalf of the Director and Managers as appropriate, you will communicate with senior management and other organizations.
  • Dispatch of incoming internal business communications to the team
  • Coordinate travels for the team through travel agents as well as managing expense reports.
  • Maintain team vacation planner and recording of timecards in the system for both direct and indirect employees.
  • Prepare and consolidate financial documents and prepare all types of documents (correspondence, reports, memos, etc.) in the required styles and formats.
  • Update organisatinal charts.
  • Manage / distribute incoming / outgoing mail.
  • Support for the organization of social activities.
  • Write internal and external correspondence in both French and English. You will be requested to assist in activities related to the consolidation and preparation of departmental budget.
  • Participate in the process of welcoming new employees.
  • Create and maintain various human resources related reports.

In addition, this role is very customer-oriented. The selected candidate will be asked to work in collaboration with co-workers in:

  • Supporting the Director in chairing the Review Meetings by setting agenda, gathering and preparing information package, capturing actions/decisions & follow-up, and participating at meetings,
  • Supporting the Customer Account and Delivery Team for Customer Invitation Letters, documents necessary for customer arrivals.
  • Ensuring smooth running of the Delivery Center while supporting the Customer Experience Managers

As our ideal candidate:

  • You have a relevant college degree.
  • You have a minimum of five (5) years of relevant experience.
  • You have excellent communication skills both spoken and written in French and English.
  • You have excellent knowledge of SAP, G Suite, Outlook and MS office (Word, Excel, Power Point)
  • You must be a team player, known for your dynamism, strong interpersonal relations, and judgement and organization skills.
  • You have the ability to assess and manage business priorities.
  • Strong interpersonal skills are mandatory – a high degree of interaction with internal and core functional teams will be required to follow different initiatives.
  • Enjoy working in a dynamic environment, sometimes under short deadlines.
  • Resourceful and perseverance – capable of finding the needed data/sources of information, comfortable with independent research and collaborative effort.
  • Have some technical knowledge in aircraft development and understanding of aircraft operations and contract would be an asset.

This job requires an awareness of any potential compliance risks and a commitment to act with integrity, as the foundation for the Company’s success, reputation and sustainable growth.

The use of the masculine gender has been adopted for ease of reading and has no discriminatory intent.

Airbus Canada subscribes to the principle of employment equity and encourages women, aboriginals, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.

APPLY

By submitting your CV or application you are consenting to Airbus using and storing information about you for monitoring purposes relating to your application or future employment. This information will only be used by Airbus.
Airbus is committed to achieving workforce diversity and creating an inclusive working environment. We welcome all applications irrespective of social and cultural background, age, gender, disability, sexual orientation or religious belief.

Airbus is, and always has been, committed to equal opportunities for all. As such, we will never ask for any type of monetary exchange in the frame of a recruitment process. Any impersonation of Airbus to do so should be reported to emsom@airbus.com.

Qualifications requises et exigences

Voir description de l'emploi ci-dessus // See job description above.

Compétences et habiletés

  • Formation : Collégiales - Techniques
  • Expérience : 3 ans ou plus
  • Profil : Administration
  • Date limite de dépôt de candidature : 02 juin 2022